Pengantar Manajemen - Ringkasan/Rangkuman/Resume Mata Kuliah Ekonomi Manajemen Thu, 08/01/2009 - 12:27am — cahyoprabowo (Bagian I) Mengelola Dalam Lingkungan Kerja Baru Manajemen Pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif melalui planning, organizing, leading (actuating), dan controlling sumber daya organisasi. Fungsi Manajemen : 1. Perencanaan • Menentukan tujuan-tujuan, menentukan tugas, menentukan sumber daya 2. Pengorganisasian • Menentukan dan mengelompokkan tugas-tugas, alokasi sumber daya, penentuan otoritas 3. Kepemimpinan • Pengaruh → Motivasi 4. Pengendalian • Mengawasi aktivitas, koreksi, mengawasi target dan tujuan Proses Manajemen • Input (sumber daya) - Man, materials, money, machine, method, information • Proses - Perencanaan : menilik tujuan dan cara pencapaian - Pengorganisasian : pemenuhan tanggung jawab untuk pencapain tujuan - Kepemimpinan : menggunakan pengaruh untuk memotivasi bawahan - Pengendalian : mengawasi kegiatan dan melaksanakan koreksi • Output (kinerja) - Mencapai tujuan, produk, jasa, efisiensi, efektivitas Kinerja Kemampuan organisasi untuk mempertahankan tujuannya dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Organisasi Kesatuan sosial yang dirahkan dengan tujuan dan dibentuk dengan penuh pertimbangan. Entitas sosial merupakan dua orang atau lebih, diarahkan dengan tujuan (dirancacng untuk mencapai output tertentu). Efektivitas → melakukan pekerjaan dengan benar Sejauhmana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan Efisiensi → melakukan pekerjaan dengan benar atau sesuai standar Jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan Jenis-jenis Manajer, berdasarkan : 1. Perbedaan vertikal atau hirarki a. Top Manager Seorang manajer yang berada pada puncak hirarki dan bertanggung jawab atas keseluruhan organisasi. Contoh : Dirut, Presiden Direktur, CEO. b. Middle Manager Manajer yang bekerja pada tingkat menengah organisasi dan bertanggung jawab atas unit usaha dan departemen utama,. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaaran, Kepala Divisi. Project Manager Manajer yang bertanggung jawab untuk pekerjaan sementara yang melibatkan partisipasi orang yang datang dari berbagai fungsi yang dan tingkatan organisasi c. First Line Manager atau Lower Manager Seorang manajer yang secara langsung bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa. Contoh : Supervisor 2. Perbedaan Horizontal (luas ruang lingkup tugas) a. General Manager Manajer yang bertanggung jawab terhadap beberapa departemen yang menjalankan fungsi yang berbeda atau manajer yang bertanggung jawab untuk divisi yang berdiri sendiri (mandiri). b. Functional Manager Manajer yang bertanggung jawab atas departemen yang menjalankan tugas fungsional tunggal serta memiliki karyawan dengan pelatihan dan keahlian yang serupa. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaaran, Kepala Divisi. Keahlian atau Keterampilan Manajer 1. Conceptual Skill Kemampuan kognitif (pengalaman, integensia) untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan keetrkaitan diantara bagian-bagiannya. Berarti kemapuan untuk berfikir strategis (mengambil pandangan yang luas dan bersifat jangka panjang). 2. Human Skill Kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang lain 3. Technical Skill Pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu, mencakup penguasaan metode, teknik dan peralatan yang digunakan. Peran Manajer Peran : sekumpulan harapan atas perilaku manajer Tiga Kategori Peran Manajer 1. Peran Informasi Manajer Menjelaskan kegiatan untuk mempertahankan dan mengembangkan jaringan informasi Kategori Peran Aktivitas Informasi a. Pengawasan - Mencari dan menerima informasi - Melihat singkat laporan b. Penyebar luas - Meneruskan informasi kepada anggota organisasi c. Juru bicara - Menyampaikan informasi kepada pihak luar 2. Peran Antar Pribadi Kategori Peran Aktivitas Antar Pribadi a. Sebagai figur - Kegiatan ceremonial b. Pemimpin - Mengarahkan dan memberikan motovasi kepada bawahan. Seperti : melatih,, membimbing dan berkomunikasi c. Sebagai penghubung - Menjaga saluran komunikasi, baik di dalam atau di luar organisasi 3. Peran Pengambilan Keputusan : menentukan pilihan dan mengambil tindakan Kategori Peran Aktivitas Pengambilan Keputusan a. Wirausahawan - Mewakili proyek perbaikan - Mengidentifikasi ide b. Penyelesai masalah - Mengambil tindakan korektif selama terjadi krisis - Menyelesaikan konflik antar bawahan - Beradaptasi dengan lingkungan c. Pembagi sumber daya - Memutuskan siapa yang memperoleh sumber daya - Menentukan jadwal dan anggaran - Menetapkan prioritas d. Negosiator - Mewakili departemen selama negosiasi, koontrak kerja, penjualan, pembelian dan anggaran. Manajer dan Lingkungan Kerja Baru Karakteristik lingkungan kerja baru : Terpusat pada informasi dan ide daripada mesin dan aktivitas fisik. Transisi Menuju Lingkungan Kerja Baru 1. Karakteristik Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama a. Sumber daya Aktivitas fisik Informasi b. Pekerjaan Terstruktur Fleksibel Terlokalisasi Maya c. Pekerja Saling ketergantungan Diberdayakan 2. Kekuatan Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama a. Teknologi Mekanis Digital, e-business b. Pasar Domestik Global c. Tenaga kerja Homogen Heterogen d. Nilai yang dianut Stabilitas, efisiensi Perubahan, kecepatan e. Peristiwa Tenang, dapat diprediksi Berubah-ubah 3. Kompetensi MGT Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama a. Kepemimpinan Otoriter Tersebar b. Fokus Laba Pelanggan, karyawan c. Melakukan pekerjaan Individual Kerjasama (tim) d. Hubungan Konflik, kompleks Kolaborasi e. Design kerja Kinerja efisien Eksperimen Lingkungan dan Budaya Organisasi Lingkungan organisasi : Seluruh elemen atau unsur di luar batas organisasi yang memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi. Lingkungan Organisasi : 1. Lingkungan eksternal, mempunyai dua lapisan a. Lingkungan tugas : - Pelanggan : Orang atau organisasi di dalam lingkungan yang membeli barang atau jasa dari organisasi. - Pesaing : Orang lain dalam industri atau jenis usaha yang sama yang menyediakan barang atau jasa yang sama. - Pemasok : Orang atau organisasi yang menyediakan bahan baku kepada pihak lain yang menggunakannya untuk menghasilkan suatu produk. - Pasar Tenaga Kerja : Orang-orang dalam lingkungan dapat diterima bekerja untuk organisasi. b. Lingkungan Umum : - Internasional : Bagian dari lingkungan eksternal, merupakan peristiwa yang bersal dari negara lain dan peluang bagi perusahaan domestik. - Teknologi : Kemajuan ilmiah dan teknologi dalam industri tertentu, serta masyarakat secara luas. - Sosial Budaya : Karakteristik demografi, norma, kebiasaan dan nilai-nilai masyarakat dimana organisasi beroperasi didalamnya. - Ekonomi : ”kesehatan” ekonomi secara umum dari suatu negara atau wilayah tempat sebuah organisasi beroperasi. - Politik dan Hukum 2. Lingkungan internal - Karyawan - Manajemen - Budaya Hubungan Organisasi dan Lingkungan Ketidakpastian → Respons → Rancangan ↓ ↓ Aliansi Adaptasi Strategi 1. Peranan lintas batas 2. Kemitraan antar organisasi 3. Joint venture Lingkungan eksternal merupakan tempat bekerjanya manajer, yang mencakup : 1. Budaya perusahaan 2. Teknologi produksi 3. Struktur organisasi 4. Fasilitas fisik Budaya : nilai kunci, keyakinan, pemahaman dan norma Nilai – nilai dasar yang menjadi karakteristik budaya organisasi dimanifestasikan oleh : Simbol, cerita, pahlawan, slogan, upacara Jenis – jenis budaya : 1. Budaya Kemampuan Beradaptasi Budaya yang muncul dalam sebuah lingkungan yang menuntut respon yang cepat dan pengambilan keputusan tinggi. Manajer mendorong nilai – nilai yang mendukung kemampuan perusahaan untuk mendeteksi, menginterpretasi dan mengartikulasi dengan cepat sinyal – sinyal dari lingkungan sehingga menjadi respon dan perilaku yang baru. Manajer mendorong dan menghargai kreativitas, eksperimen dan pengambilan keputusan resiko. Contoh : perusahaan elektronik, perusahaan kosmetik 2. Budaya Pencapaian Oraganisasi yang berbudaya pencapaian sangat memperhatikan pelayanan kepada pelanggan tertentu dalam lingkungan eksternal. Budaya pencapaian berorientasi pada hasil yang menghargai daya saing agresivitas, inisiatif pribadi dan kesediaan untuk bekerja lama dan keras dalam mencapai hasil. Contoh : perusahaan software 3. Budaya Clan Mempunyai fokus internal pada keterlibatan dan partisipasi karyawan untuk memenuhi perubahan kebutuhan dari lingkungan. Manajer menekankan nilai – nilai seperti kerjasama, mempertimbangkan baik karyawan maupun keluarga dan menghindari perbedaan status. 4. Budaya Birokratis Memliki fokus internal dan orientasi, konsisten terhadap lingkungan yang stabil. Budaya ini mengikuti aturan dan menggunakan uang secara bijak sangat dihargai, serta budaya yang mendukung dan menghargai cara bekerja sesuai dengan metode rasional dan teratur. Kebutuhan Lingkungan Fleksibilitas Stabilitas Eksternal Budaya kemampuan beradaptasi Budaya pencapaian Internal Budaya clan Budaya birokrasi Fokus Strategi Budaya perusahaan sebagai mekanisme terpenting untuk menarik perhatian, memotivasi dan menarik karyawan yang berbakat. Yang dianggap sebagai alat prediksi terhadapp keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Manajer menempatkan penekanan yang besar dalam seleksi dan sosialisasi sehingga cocok dengan nilai – nilai budaya organisasi, selain itu para pemimpin memperkuat atau merubah budaya perusahaan dengan cara : 1. Mengkomunikasikan visi 2. Menekankan visi melalui kegiatan sehari hari, prosedur kerja dan sistem penghargaan. Perencanaan Tujuan (goals, objectives) → Rencana (plan/blueprint) → Perencanaan (planning) Kriteria tujuan yang efektif : 1. Spesifik dan terujur 2. Menyentuh area penting 3. Menantang dan realistis 4. Jangka waktu jelas 5. Dikaitkan dengan kompetensi Jenis – jenis Perencanaan 1. MBO “Manajer dan Karyawan) “teori X vs teori Y” Empat kategori MBO : a. Menetapkan tujuan b. Mengembangkan rencana pelaksanaan c. Menjalankan rencana yang ingin dipakai d. Penghargaan atas kinerja Manfaat MBO : a. Karyawan termotivasi b. Tujuan departemen dan individu disesuaikan dengan tujuan perusahaan Kelemahan : a. Apabila hubungan manajer dan karyawan buruk akan mengurangi efektivitas MBO b. Administrasi yang terlalu banyak 2. Rencana Sekali Pakai Rencana yang dipakai untuk sekali tujuan dan tidak diulangi dimasa depan Program → proyek → anggaran Rencana untuk beragam kegunaan Rencana yang sedang dijalankan digunakan untuk memberi bimbingan bagi tugas – tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi Kebijakan → prosedur → peraturan 3. Perencanaan Berkesinambungan Yaitu rencana yang menunjukkn tanggapan perusahaan terhadap situasi tertentu, seperti : keadaan darurat atau kondisi yang tidak diharapkan Penggunaan Strategi dan Implementasi Strategi Manajemen Strategi Kumpulan keputusan dan tindakan yang digunakan dalam penyusunan strategi dan implementasi strategi yang akan menghasilkan kesesuaian superior yang kompetitif antara organisasi dan lingkungannya. Strategi Rencana tindakan yang menggambarkan alokasi sumber daya dan kegiatan lainnya untuk menghadapi dan membantu organisasi dalam meraih tujuannya. Tiga Tingkatan Strategi : 1. Corporate Level Strategy Tingkatan strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bisnis apa yang akan dijalankan?”. Berkaitan dengan perusahaan secara keseluruhan dan kombinasi antara unit bisnis dan rangkaian produk yang membentuk kesatuan organisasi. 2. Business Level Strategy Strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bagaimana kita bersaing?”. berkaitan dengan tiap unit bisnis atau rangkaian produk dalam organisasi. 3. Functional Level Strategy Menjawab pertanyaan ”bagaimana kita mendukung strategi di tingkat bisnis?”. berkaitan dengan seluruh departemen. Penyusunan Strategi S = Strenght Karakteristik internal positif yang dapat digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan kinerja strategi. W = Weakness Karakteristik internal yang manghambat kinerja organisasi. O = Opportunity Karakteristik lingkungan eksternal yang memliki potensi untuk membantu organisasi mencapai tujuan. T = Threat Karakteristik dari lingkungan eksternal yang menhambat organisasi untuk mencapai tujuan. Strategi Portofolio Jenis strategi di tingkat perusahaan yang berkaitan dengan kombinasi unit bisnis dan rangkaian produk yang cocok satu sama lain secara logis untuk menghasilkan sinergi dan keuntungan kompetitif bagi perusahaan. BCG (Boston Consulting Group) Suatu matriks yang mengevaluasi unit bisnis strategi dikaitkan dengan dimensi tingkat pertumbuhan usaha dan pangsa pasar. Tingkat pertumbuhan usaha Market Share Star ? Cash flow Dog 1. Cash Flow - Market share tinggi - Tingkat pertumbuhan pasar tinggi - Arus kas positif - Promosi tidak perlu 2. Star - Market share tinggi - Tingkat pertumbuhan pasar tinggi - Arus kas positif - Tingkat pertumbuhan usaha lambat 3. Question Mark - Market share rendah - Tingkat pertumbuhan usaha tinggi - Arus kas negatif 4. Dog - Marke share rendah - Tingkat pertumbuhan pasar rendah - Manajer pasif Sinergi Kondisi yang timbul ketika bagian dari organisasi melakukan interaksi untuk memproduksi efek bersama yang lebih besar daripada keseluruhan bagian jika bertindak sendiri-sendiri. Lima Kekuatan Persaingan (Porter) 1. Masuknya ”pemain baru” 2. Bargaining power from customer 3. Bargaining power from supplier 4. Ancaman produk substitusi 5. Persaingan diantara pesaing Tiga kekuatan strategi (Porter) 1. Cost leadership : biaya produksi rendah, sehingga harga jual kompetitif 2. Diferensiasi : produk berbeda dari pesaing 3. Fokus : fokus pada maket tertentu Pembuatan Keputusan Pembuatan keputusan Mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan. Waktu dan Hubungan Manusia dalam Pembuatan Keputusan • Waktu Pembuatanan keputusan dipengaruhi oleh prestasi masa lampau, keadaan masa kini dan harapan masa depan. • Hubungan manusia Pembuatan keputusan manajer juga dipengaruhi oleh keputusan orang lain yang mungkin dapat bertentangan atau berinteraksi dengan kepuusan mereka. Masalah dan Peluang 1. Masalah : situasi yang terjadi jika keadaan aktual tidak sesuai dengan keadaan yang diinginkan. Proses identifikasi masalah : a. Deviasi dari pengalaman masa lampau b. Deviasi dari rencana yang ditetapkan berarti proyeksi manajer tidak terpenuhi c. Komplain dari orang lain (karyawan, konsumen, dsb) d. Prestasi pesaing 2. Peluang : situasi yang terjadi ketika keadaan menawarkan peluan pada organisasi untuk melampaui sasaran yang telah direncanakan Keputusan untuk Memutuskan • Nilai ambang Manajer meliha masalah tergantung pada nilai ambang untuk pengakuan adanya masalah, dipengaruhi oleh : - Pemahaman atas sasaran, rencana dan standar prestasi yang dapat diterima - Nilai-nilai - Latar belakang dan keahlian manajer • Mementukan prioritas Tidak semua masalah dapat diselesaikan oleh manajer, oleh karena itu diperlukan prioritas. Sifat Keputusan Manajerial 1. Keputusan Terprogram • Penyelesaian masalah rutin yang dapat ditangani dengan kebijakan, prosedu dan peraturan tertulis atau tidak tertulis. • Untuk menangani masalah yang terjadi berulang dan komponen elemennya dapat ditentukan, diramalkan dan dianalisis. 2. Keputusan Tidak Terprogram Penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstrukur unuk menangani masalah non rutin Kondisi Pembuatan Keputusan 1. Kepastian Kondisi PK saat seorang manajer mempunyai informasi yang akurat, dapat diukur dan dapat diandalkan tentang hasi dari berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan. 2. Resiko Kondisi PK dimana manajer mengetahui probabilitas suatu alternatif tertentu akan mengarah pada sasaran atau hasil yang diinginkan. 3. Ketidakpastian Kondisi PK ketika manajer menghadapi kondisi eksternal yang tidak dapat diramalkan atau kekurangan informasi untuk menetapkan probabilitas hasil. Model Rasional Pembuatan Keputusan Tahap 1 : Pengamatan situasi • Definisi masalah • Diagnosis penyebab • Tentukan tujuan Tahap 2 : Pengembangan alternatif • Tentukan alternatif secara kreatif • Jangan lakukan evaluasi terlebih dahulu Tahap 3 : Evaluasi alternatif dan pilih alternatif yang terbaik • Evaluasi alternatif • Pilih alternatif terbaik Tahap 4 : Implementasi keputusan dan monitor hasil • Susun rencana implementasi • Lakukan implementasi • Monitor implementasi serta but penyesuaian yang diperlukan Model Rasional dalam Perspektif 1. Rasionalitas terbatas dan memadai (Helbert Simon) Rasionalitas Terbatas : Merupakan konsep bahwa manajer mengambil keputusan paling logis dengan kendala berupa keterbatasan informasi dan kemampuan. Memadai : Teknik PK dimana manajer menerima keputusan memuaskan yang mereka temukan pertama. 2. Heuristic (Tversky dan Kehneman) Teknik PK yang dilakukan sesuai lini empiris dan dengan pedoman umum. PK adaptif • Game theory : Penelitian mengenal manusia yang membua berbagai pilihan independen. • Chaos theory : Studi mengenai pola dinamik dalam sistem sosial yang besar.